Ważne jest miejsce, w którym organizuje się spotkanie. Dużą wagę przywiązuje się do treści, jakie zostaną w jego trakcie przekazane i materiałach, które uzupełnią prelekcje. Dba się o odpowiednie zaplecze techniczne – by sala nie była zbyt ciasna, duszna i ciemna, by pod ręką był dostępny rzutnik, sieć internetowa i różnego rodzaju multimedia. Organizując konferencje trzeba jednak pamiętać, że najważniejsi na takich wydarzeniach są goście.
Ważny jest komfort
Konferencje biznesowe są okazją, by treści ważne z punktu widzenia firmy, która takie spotkanie organizuje, przekazać jak największej grupie osób. Trzeba zadbać o to, by odbyło się to w komfortowych warunkach i przyjemnej atmosferze. Sala musi być na tyle duża, by każdy uczestnik spotkania miał w niej wygodne miejsce. Dobrze jest pewnić kącik kawowy ze słodką przekąską, przy którym można odpocząć między prelekcjami i wymienić się uwagami z pozostałymi gośćmi. Warto też zadbać o to, by każdy z nich czuł się odpowiednio zaopiekowany już od momentu wejścia do budynku, w którym odbywa się konferencja . Przyda się więc obsługa, która wskaże drogę np. do sali wykładowej. Jeśli wśród nich są goście obcojęzyczni, trzeba zadbać o tłumacza.
Konferencje to nie tylko sale i prelekcje
Organizując konferencję trzeba pamiętać, by w bliskim sąsiedztwie były dostępne miejsca parkingowe dla gości, którzy przyjadą własnymi samochodami. Dobrze jest poinformować ich wcześniej o tym, gdzie będą mogli bezpiecznie zostawić swoje auto. Całodniowe spotkania wymagają przerwy na posiłek. Jeśli spotkanie nie odbywa się w miejscu z zapleczem kuchennym, konieczne będzie zaangażowanie firmy cateringowej. Ustalając menu wypada wziąć pod uwagę różne preferencje żywieniowe gości i zaproponować im możliwość wyboru dań z karty. Jeśli konferencja trwa dłużej, niż jeden dzień, trzeba zapewnić gościom miejsca noclegowe.